プロジェクトマネジメントツールに頼る前に！PJ管理がExcelに戻ってしまう理由

更新日：5 日前

プロジェクトマネジメントツールに頼る前に

「新しいプロジェクトマネジメントツール（PMツール）を導入したのに、結局みんなExcelに戻ってしまう…」

そんな悩みを抱えていませんか？

高機能なPMツールを導入したにもかかわらず、チームの生産性は上がらず、かえって入力作業が煩雑になったと感じるPMは少なくありません。

なぜツールは定着しないのでしょうか？その答えは、ツールの機能ではなく、ツールに入力する「情報」そのものにあるかもしれません。多くのプロジェクト管理の効率化が失敗に終わる本当の理由と、その解決策をPMOコンサルティングのプロが解説します。

まずは、あなたのプロジェクトがPMツール導入で失敗する兆候がないかチェックしてみましょう。

サイン1：PMツールが「タスクリスト」で終わっている
- チームメンバーが、ツールをただの「やることリスト」としてしか使っていない。タスクの関連性や全体の進捗が把握できないため、プロジェクト管理の効率化が進まない。
サイン2：情報共有が「口頭」や「チャット」に偏っている
- ツールは更新されず、最新の情報は口頭やチャットでやり取りされるため、手戻りや情報漏れが頻発する。これではプロジェクトマネジメントはうまくいきません。
サイン3：結局「Excel」が最新版
- ツールとは別に、議事録や課題管理表をExcelで作成・管理している。結果的にExcelが「唯一の真実」になってしまう。

これらのサインは、プロジェクトマネジメントツールを使いこなすための「共通言語」と「共通の基盤」が欠けていることを示しています。その基盤こそが、プロジェクトを成功に導くドキュメントです。

PMツールがうまく機能しないのは、入力すべきドキュメント（情報）が不完全だからです。では、具体的にどんなドキュメントが必要なのでしょうか？

日本PMO協会が認定するPJM-Aなどの体系的な知識に基づくと、以下のドキュメントはプロジェクトの健全性を保つ上で不可欠です。

プロジェクト目標設定
- プロジェクトビジョン: プロジェクトの目標を設定しビジョンを作る
- プロジェクト憲章（Project Charter）: プロジェクトビジョンを概要化し目的目標を明確化する
プロジェクト計画
- WBS（作業分解構造）: プロジェクトの全作業を抜け漏れなく分解し、管理可能なタスク単位にする。
- ガントチャート RACIチャート : プロジェクトの工程と役割を明確化し管理する
- リスク管理台帳: プロジェクトに潜むリスクを特定し、予防策を事前に検討する。
- コスト管理表: プロジェクトのコストを明確化し管理する

これらのドキュメントは、単なる紙切れやファイルではありません。プロジェクトの「羅針盤」であり、チームの「共通言語」です。これらのドキュメントを正しく作成し、運用するスキルがなければ、どんな高機能なPMツールも使いこなすことはできません。

PMツールは、これらのドキュメントを効率的に管理・共有するための手段にすぎないのです。

プロジェクトマネジメントの効率化に失敗し、結局Excelに戻ってしまうのは、PMツールを使うための体系的な知識を理解していないことが根本的な原因です。

WBSやリスク管理といった基本的な手法の目的と必要性を知らずにPMツールを使っても、単なるタスクリストになってしまうのは当然です。

私たちプロシアコンサルティングは、ただツールの導入を支援するだけでなく、プロジェクト管理の本質的な知識を提供します。

なぜなら、当社に在籍するコンサルタントは全員が、日本PMO協会の認定資格であるPJM-AやPMO-Sを取得したプロジェクトマネジメントの専門家だからです。

私たちは、貴社のプロジェクトの現状を診断し、成功に必要なドキュメントの整備から、その運用・定着までを一貫してサポートします。プロジェクトでお悩みなら、まずは私たちと一緒に、貴社のプロジェクトの「羅針盤」を築き直してみませんか？

ぜひお気軽にご相談ください。