PMの負担軽減のために、PMOが果たす役割とは

日々の定常業務とは異なり、「プロジェクト」には常に未知の要素がつきまといます。新しいシステムの導入、未経験の技術開発、新規事業の立ち上げ　これらには、前例のない作業や予測不可能な事態が内包されています。

今回はプロジェクトの「未知」という特性と、その中でプロジェクトマネージャー（PM）が直面する課題、そしてPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）がいかにしてその「未知」を管理し、PMを成功へと導く「道」を作るのかについてです。

1. プロジェクトの宿命：定常業務とは異なる「未知」によるPM負担の増加

定常業務が「確立された手順に従って、予測可能な結果を出すこと」であるのに対し、プロジェクトは「独自の目標を達成するために、期限とリソースの制約内で、未経験の作業を行うこと」です。この「未経験の作業」には必ず未知の要素が含まれます。

• 技術的な未知: 新しい技術の習得や、予期せぬ技術的課題の発生。

• ビジネス上の未知: 市場の変化、顧客ニーズの予測困難性。

• 組織的な未知: 関係部署との連携、新しい役割分担。

こうした未知の側面があるため、プロジェクトは計画通りに進まないことが往々にして発生します。

時には予測不可能な事態に見舞われ、計画の大幅な見直しや、根本的な方向転換を迫られることもあります。

2. PMの真価が問われる場所：予測不可能な「未知」への対処

本来、プロジェクトマネージャーの真価が発揮されるのは、この予測不可能な「未知」の事態に対し、迅速かつ的確に「決断」を下し、プロジェクトを正しい方向へ導くことです。

発生した問題の本質を見極め、解決策を立案し、ステークホルダーと調整し、チームに指示を出す——これこそが、PMに求められる最も重要な役割です。

しかし、多くのPMが現実にはその「未知」と向き合う時間や労力を十分に確保できていません。

3. PMを未知から遠ざける「日常の管理業務」という壁

PMが「未知」への対処に集中できない原因は、膨大な**「日常の管理業務」**にあります。

• 細かな進捗管理：各メンバーからの進捗報告の収集、整合性チェック、スケジュール更新。

• 厳格なコスト管理：予算実績の比較、差異分析、費用承認。

• 課題管理：発生した課題の記録、担当者アサイン、解決状況の追跡。

• リスク管理：潜在的リスクの特定、評価、対策の立案。

• 会議設定と議事録作成、資料作成、各種調整…

これらの管理業務は、プロジェクトを安定的に進める上で不可欠です。しかし、本来はプロジェクトメンバーや各担当者が自律的に対処すべき内容でもあります。

ところが、メンバーもそれぞれの業務で多忙を極めているため、管理業務がPMに集中しがちになり、結果としてPMの負担が増大し、本来の「未知」への対処がおろそかになってしまうのです。

4. PMOの管理代行が切り拓く「未知」への道筋：PMの負担を軽減しを本来の役割へ

ここで、プロジェクトマネージャーの強力な味方となるのがPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）です。

PMOは、PMが多大な時間を費やしている進捗管理、コスト管理、課題管理、リスク管理、情報共有、会議運営といった「日常の管理業務」を専門に行う組織や機能です。

PMOがこれらの管理業務を体系的に担うことで、PMは膨大な雑務から解放されます。

PMOは、常にプロジェクトの客観的な状況を把握し、PMが迅速な意思決定を下せるよう、正確でタイムリーな情報を提供します。

PMOは、例えるなら、プロジェクトの「未知」の森に対して、PMが歩ける「道」を切り拓く存在です。

PMOがその道を整備し、障害物を取り除き、道の状態を報告することで、PMは安心して「どの道を選ぶか」「どの方向へ進むか」という、最も重要な**「決断」**に集中できるようになるのです。

まとめ：PMOは「未知」を乗り越えるための羅針盤

プロジェクトの成功は、PMが「未知」の課題にいかに迅速かつ的確に対処できるかにかかっています。

PMOは、PMを日常の管理業務から解放し、プロジェクトの「未知」と真剣に向き合い、道を選び、切り拓くための「羅針盤」としての役割を果たします。

もし貴社のプロジェクトが「未知」の壁にぶつかり、PMが日常業務に忙殺されていると感じるのであれば、PMOの導入がその解決策となるでしょう。

PMOは、貴社のプロジェクトを成功に導くための強力なパートナーです。

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